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凯泰科技RFID智能管理系统档案管理解决方案

一、系统背景

近年来,我国档案事业取得了长足的发展,档案事业的规模扩大了,数量也逐日增多,档案的种类日趋多样化,信息量迅速膨胀。但传统档案管理手段与技术所导致的问题日益突显:

(一)传统手工档案编目流程繁琐低效、整理时间冗长

(二)档案存放次序较易被打乱,查找困难

(三)档案种类庞杂,查阅耗时长

(四)档案的盘点操作不科学,大多停留在档案盒的盘点上

(五)对失效档案的管理滞后,形成大量冗余档案,增加管理负荷和成本。

鉴于这种现状,档案管理的技术升级与改造迫在眉睫。作为新一代物料跟踪与信息识别的RFID(无线射频识别技术)技术的快速发展给档案管理的自动化、智能化带来了可能性,具有其他方式无可比拟的优越性。

二、系统概述

CANTECHS档案库房管理系统由凯泰科技公司开发,专门为各行业档案库房管理工作而设计的管理系统。其硬件外形设计精美,坚固耐用,有很高的实用性;软件操作直观、简洁。大规模集成电路和贴片生产方式确保了产品的可靠品质。档案库房管理系统自投放市场以来,以其简单的使用方法,准确的计算结果,受到了用户的一致好评,并以其运行的安全性、技术的先进性,受到了专业人员的肯定,更以其方便准确的查询功能受到了企业领导的赞赏。

使用该系统可以提高档案库房管理、查询、借阅、盘点等工作效率,大大降低了人工成本和时间成本,提高了查阅效率,完善了借阅管理。

档案管理系统是一套功能强大、操作简便、实用的自动化管理软件,包括用户管理、档案数据录入、档案编号查询、借阅管理、操作日志查看、报表打印等。

整个系统由手持盘点终端、发卡机、rfid读卡器、RFID资产标签及相关软件组成。系统以计算机为控制中心,高性能的硬件设备为基础,整个配置具有高安全性、可靠性。通过RFID自动识别射频技术与传统的资产标签进行整合,有效的使用智能化信息产品进行档案库房管理。

三、系统流程

1.档案登记

通过RFID智能档案管理系统(下文简称为“管理系统”)对档案进行编码,将纸质档案信息录入管理系统,包括文件题名、文件主题、文件摘要、文件种类、文件覆盖范围等,以上档案信息登记完成后,自动生成对应的编码,打印与之对应的条形码,粘贴在档案封皮上,完成该档案的登记。

可根据客户需要,将不同类型的档案在管理系统中设置为不同的储存区域。

2.档案上架

用手持数据终端扫描装盒的多个档案条码与对应的档案盒RFID电子标签进行绑定,并上传至管理系统数据库,完成档案跟档案盒的绑定。(也可以用扫描枪扫描档案的条形码,用RFID工作台读取档案盒电子标签信息进行绑定。)

在管理系统中选择上架任务,并选择合适的档案类型,智能档案柜相应区域自动开架,并伴随声光提示,目标列和仓位指示灯亮,语音提示目标位置信息,管理人员将需要上架的档案盒放在目标仓位上后,仓位RFID天线自动识别档案盒信息,与仓位进行绑定并上传至管理系统数据库,正常上架后,仓位指示灯熄灭,完成上架手续。如有错误上架情况,系统自动报警并提示错误内容。

3.档案下架

在管理系统下架任务中,输入需要下架的档案编码或检索档案文件名等档案信息,查找到目标档案,执行下架任务。

目标档案所在列自动开架,同时伴随声光提示,目标列和仓位指示灯亮,语音提示目标位置信息,管理人员根据提示将需要下架的档案盒取下,仓位RFID天线自动识别档案盒缺失,通知管理系统目标档案盒已下架,仓位指示灯熄灭,管理人员在管理系统确认下架任务,完成下架手续。如有错误下架情况,系统自动报警并提示错误内容。

4.档案借阅

在管理系统借阅任务中,输入需要借阅的档案编码或检索档案文件名等档案信息,查找到目标档案,执行借阅任务。

目标档案所在列自动开架,同时伴随声光提示,目标列、和仓位指示灯亮,语音提示目标位置信息,管理人员根据提示将需要借阅的档案盒取下,用手持数据终端扫描需要借阅的档案条形码,上传至管理系统数据库对该档案进行借阅登记,剩余的档案留在原档案盒中,将档案盒归位,仓位指示灯熄灭,在管理系统中登记借阅人信息并与借阅档案进行绑定,完成借阅手续。如有错误借阅情况,系统自动报警并提示错误内容。如未完成借阅手续前,借阅人携带借阅的档案经过RFID通道门时,通道门会自动报警并协调拍照或录像。

管理系统设置借阅期限,如超期未归还,系统进行超期提示。

5.档案归还

在管理系统归还任务中,输入需要归还的档案编码或扫描档案条码,查找到目标仓位置,执行归还任务。

目标档案应所在列自动开架,同时伴随声光提示,目标列、和仓位指示灯亮,语音提示目标位置信息,管理人员根据提示将目标仓位的档案盒取下,用手持数据终端扫描归还的档案条形码,上传至管理系统数据库对该档案进行归还登记,需归还的档案放在档案盒中,将档案盒归位,仓位指示灯熄灭,在管理系统中登记归还人信息并解除之前的绑定,完成归还手续。如有错误归还情况,系统自动报警并提示错误内容。

6.档案查询

在管理系统中有多种档案查询方式,可通过输入档案编码、档案名称、归档时间、档案内容摘要、档案类别等档案信息进行查询。支持模糊查询。

输入档案信息,执行查询任务,显示目标档案信息,执行查询档案原件任务,目标档案所在列自动开架,同时伴随声光提示,目标列、和仓位指示灯亮,语音提示目标位置信息,管理人员可根据提示查阅目标档案内容。

7.档案盘点

智能档案柜装有仓位扫描天线,如需要档案盘点,只需选择盘点要求并执行盘点任务。智能档案柜根据盘点要求自动对指定类型的档案或指定时期内的档案或全部档案进行盘点,同时将盘点结果与数据库对比。如有档案错误、档案缺失等现象,系统进行报警提示,相应问题仓位置自动开架,并伴随声光提示。管理人员将所有问题纠正后,系统显示盘点结果并提示盘点无误。

8.档案销毁

在管理系统销毁任务中,输入需要销毁的档案编码,查找到目标仓位置,目标档案所在列自动开架,同时伴随声光提示,目标列、和仓位指示灯亮,语音提示目标位置信息,管理人员可根据提示取出需要销毁的档案,用手持数据终端扫描需要销毁的档案条形码,上传至管理系统数据库对该档案进行销毁确认,剩余的档案留在原档案盒中,将档案盒归位,仓位指示灯熄灭,完成销毁手续。管理人员将纸质档案销毁。如有存取错误情况,系统自动报警并提示错误内容。

9.防盗报警

智能档案柜对存储的档案施行实时扫描,如未执行相关任务私自进行上下架操作,智能档案柜进行自动报警提示,及时通知管理人员,有效防止了对档案的偷盗行为。


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